جدول متابعة الإيجارات: قالب جاهز وطريقة تسجيل الدفعات

افتح الملف في Excel أو استورده إلى Google Sheets مع اختيار ترميز UTF-8 إذا لم تظهر العربية بشكل صحيح. يحتوي القالب على أسماء الأعمدة وصف توضيحي؛ استبدل الصف التوضيحي ببياناتك، واجعل كل صف يمثل استحقاقًا واحدًا. الملف جدول فارغ للعمل اليدوي، ولا يتضمن صيغ حساب أو اتصالًا بحسابك في عقاري AI.

استخدم رمزًا للعقار والوحدة ومرجعًا للعقد بدل وضع بيانات شخصية لا تحتاجها في كشف المتابعة. سجّل تاريخ بداية الفترة ونهايتها وتاريخ الاستحقاق؛ فتاريخ استحقاق الإيجار قد يختلف عن فترة الانتفاع بالعقار. لا تستخدم اسم المستأجر وحده لتمييز الاستحقاق، فقد يكون للمستأجر أكثر من عقد.

احتفظ بسجل منفصل للدفعات: مرجع الدفعة، تاريخها، قيمتها، ومرجع الاستحقاق الذي تخصه. ثم اجمع الدفعات المرتبطة بكل استحقاق في خانة المدفوع. بهذه الطريقة لا تضطر إلى استبدال قيمة الدفعة القديمة كلما وصل تحويل جديد، وتبقى المطابقة ممكنة عند وجود اختلاف.

المتبقي يساوي مبلغ الاستحقاق ناقص مجموع الدفعات المخصصة له. وإذا كان التحويل يغطي أكثر من استحقاق، وزّعه صراحةً على الاستحقاقات المقصودة واحتفظ بمرجع التحويل نفسه؛ لا تكرر مبلغ التحويل كاملًا في كل صف. المبلغ الزائد يحتاج مراجعة وتخصيصًا واضحًا، ولا يُستخدم لإخفاء متأخرات أخرى تلقائيًا.

وجود رصيد متبقٍ لا يعني وحده وجود تأخر. قارن تاريخ الاستحقاق بتاريخ المراجعة، ثم حدد ما إذا كان موعد السداد قد مضى وما زال هناك رصيد. افصل في تقريرك بين الاستحقاقات القادمة والمتأخرات، وطبّق السياسة المعتمدة لديك بشأن يوم الاستحقاق وأي ترتيبات موثقة.

قبل التواصل مع المستأجر، طابق التحويلات مع السجل وتأكد أن الدفعة لم تُسجل على عقد مختلف. بعد المطابقة، دوّن نتيجة المتابعة والموعد المتفق عليه وأي مستند مرتبط. لا تعدّل تاريخ الاستحقاق الأصلي لمجرد أن المتابعة تأخرت؛ احتفظ بتاريخ المتابعة في حقل مستقل.

راجع كشف التحصيل مع المستندات الفعلية، وليس مع نسخة سابقة من الجدول فقط. القالب مناسب لبداية بسيطة؛ وعندما تتعدد العقود والدفعات والمستخدمون، يصبح ربط السجلات والصلاحيات داخل نظام واحد أوضح من تداول نسخ متعددة.