قائمة فحص استلام وتسليم الوحدة العقارية

جهّز مرجع العقار والوحدة والعقد وتاريخ المعاينة وأسماء الحاضرين. راجع قائمة الأثاث أو الأجهزة التابعة للوحدة إن وجدت، وحدد ما إذا كانت المعاينة لاستلام جديد أو تسليم نهائي أو متابعة صيانة؛ اختلاف الغرض يغير العناصر التي تحتاج مراجعتها.

ابدأ من تقرير المعاينة السابق عند توفره، واحتفظ بنسخته الأصلية. التقرير الجديد يسجل الحالة الحالية، مع توضيح ما تغيّر وما بقي كما هو. لا تكتف بعبارة عامة مثل «الوحدة سليمة» إذا كانت هناك ملاحظة محددة تحتاج صورة أو إجراءً.

قسّم المعاينة بحسب الغرف والأنظمة حتى يسهل الرجوع إلى كل ملاحظة. اكتب موقع المشكلة ووصفها وحالتها بدل الاكتفاء بتقييم عام. عند التقاط الصور، اربط كل صورة ببند واضح وتجنب تصوير الأشخاص أو الأوراق الشخصية غير المتعلقة بالمعاينة.

لكل ملاحظة تحتاج عملًا، حدّد المسؤول عن متابعتها والموعد المستهدف وحالتها: مفتوحة أو قيد المعالجة أو مكتملة. لا تخلط اكتشاف العيب بتحديد من يتحمل تكلفته؛ سجّل الحالة أولًا، ثم راجع الاتفاق والمستندات ذات الصلة قبل أي قرار مالي.

بعد إكمال الإصلاح، أضف نتيجة التحقق والمرفق الجديد وأغلق الملاحظة مع الاحتفاظ بتاريخها. الفصل بين تاريخ الإبلاغ وتاريخ التنفيذ وتاريخ التحقق يساعدك على معرفة مدة المعالجة وما إذا كانت المشكلة تكررت.

قد تكون الوحدة مستلمة بينما ما زالت هناك فاتورة قيد المراجعة، وقد يكون الحساب مسددًا بينما توجد ملاحظة صيانة مفتوحة. احتفظ بحالة التسليم وحالة المطالبات المالية كسجلين واضحين مرتبطين بالعقد نفسه.

هذه قائمة تنظيمية للمعاينة وليست عقدًا أو محضرًا قانونيًا معتمدًا. أرفقها بالإجراءات والمستندات المعتمدة لديك، واجعل الأطراف المعنية تراجع التفاصيل الفعلية قبل اعتماد المحضر. يمكن حفظ الملاحظات التشغيلية في سجل صيانة مرتبط بالوحدة لسهولة المتابعة.